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Gérer ses absences en freelance : congés, maladie et impact sur le CRA

Comment déclarer tes congés et arrêts maladie en tant que freelance, les présenter dans ton CRA, les ventiler entre clients et anticiper leur impact financier.

Jean-Marc Villatte 10 min de lecture

« Le freelance n’a pas de congés payés. » C’est techniquement vrai — et trompeur. Tu prends bien des absences (vacances, maladie, formation, démarches admin), mais aucune cotisation employeur ne te les finance. Ce sont tes jours facturés du reste de l’année qui paient ton repos.

Mal gérer cette réalité, c’est s’exposer à trois risques concrets : un TJM sous-calibré qui ne couvre pas les absences inévitables, des litiges avec ton client sur le volume facturé chaque mois, et un burnout à terme parce que tu n’oses pas prendre de vacances. Bien la gérer commence par poser à plat les types d’absences, leur impact sur le CRA, et la manière de les présenter au client sans friction.

Ce guide te donne les 3 catégories d’absences en freelance, comment les déclarer à ton client, comment les intégrer proprement dans le CRA mensuel, le cas particulier multi-clients, et les pièges classiques.

Le freelance n’a pas de congés payés : la vérité économique

Quand tu étais salarié, ton employeur cotisait pour tes 5 semaines annuelles. Tu touchais ton salaire même en vacances. C’était invisible mais réel.

En freelance, personne ne paie tes vacances. Si tu fais 200 jours facturables dans l’année à 600 €/jour, tu encaisses 120 000 € de CA. Si tu prends 25 jours de congés, tu ne factures rien ces jours-là — c’est ta marge des 200 jours productifs qui finance ces 25 jours de pause.

C’est pour ça que ton TJM doit intégrer dès le départ tes jours non facturables prévisibles (voir notre guide TJM freelance). Si tu calcules ton TJM en supposant que tu vas facturer 220 jours par an, tu vas te retrouver avec un déficit chronique dès que tu prends 3 semaines de vacances.

Les 3 types d’absences en freelance

Type 1 : les congés volontaires

Vacances d’été, jours personnels, ponts choisis. Tu décides quand. Pas de plafond légal, pas de justification à fournir : tu es ton propre patron.

Bonne pratique : planifie tes congés dans l’année comme tu planifierais tes missions. Annonce-les à ton client 1 à 2 mois à l’avance pour qu’il puisse anticiper. Sur des missions longues (> 6 mois), beaucoup de freelances calent leurs vacances sur les périodes creuses du client (Noël, août) pour minimiser la friction.

Volume typique : 5-6 semaines (25-30 jours) par an pour un freelance qui veut tenir sur la durée. Moins, c’est jouable 1-2 ans puis le burnout pointe.

Type 2 : la maladie

Arrêt de travail effectif. Tu es freelance, tu n’as pas de RH à prévenir, mais tu as un client à informer immédiatement (impact direct sur sa planification).

Couverture sociale très variable selon ton statut :

  • Microentreprise / EI / EURL (régime TNS) : indemnités journalières (IJ) sous conditions strictes (1 an d’affiliation minimum, montant calculé sur la moyenne des 3 dernières années de revenus, plafonné). Pour beaucoup d’autoentrepreneurs débutants, les IJ sont nulles ou symboliques.
  • SASU (régime général assimilé salarié) : IJ classiques de la sécu après 3 jours de carence, montant correct (50 % du salaire journalier brut), complément possible par mutuelle.
  • Portage salarial : régime salarié complet, IJ + complément employeur souvent prévu.

Bonne pratique : prends une prévoyance privée dès que tu démarres en TNS. Les contrats type Madelin couvrent maladie, incapacité, invalidité. Compter 80-200 €/mois selon la couverture choisie. C’est un investissement qui te sauve si un arrêt long survient.

Type 3 : les absences professionnelles non facturables

Formation continue, salons, conférences, démarches administratives (création société, ouverture compte bancaire pro, rendez-vous expert-comptable, déclarations URSSAF). Ces jours ne sont pas du repos, mais ils ne sont pas facturables au client.

Volume typique : 10-15 jours par an. Souvent sous-estimés au démarrage.

Comment déclarer ses absences au client

Pour les congés

  • Anticiper : 1 à 2 mois avant, par email écrit qui fait foi
  • Préciser les dates exactes : « Absence du 15 au 26 juillet inclus, soit 10 jours ouvrés non facturables »
  • Proposer une continuité si la mission le justifie (binôme freelance, hand-off documenté, gardiennage minimal du backlog)
  • Pas besoin de justification : tu prends tes congés, point. Pas besoin d’expliquer « pourquoi » au client.

Pour la maladie

  • Prévenir le jour même, le matin, par téléphone ou message direct (pas un email parmi 200 dans la boîte du client)
  • Donner une estimation de durée si tu peux (« arrêt jusqu’à vendredi, je te tiens au courant si ça évolue »)
  • Ne pas envoyer ton arrêt de travail au client : c’est ton document perso, à transmettre à la sécu pour les IJ uniquement
  • Mentionner l’absence dans le CRA du mois concerné (« 2 jours d’absence maladie »)

Pour les absences pro

  • Idéalement planifier hors créneaux client (formation un samedi, démarches sur tes congés)
  • Si impossible, prévenir et reporter d’un jour si nécessaire

L’impact sur ton CRA mensuel

C’est ici que la rigueur paie. Un CRA propre intègre les absences de manière visible et structurée, pas cachées dans la masse.

Présentation recommandée

DateJourTypeCommentaireQuantité
14/07MardiFériéFête nationale0
15/07MercrediCongéVacances été0
16/07JeudiCongéVacances été0
……………
28/07MardiTravaillé-1
29/07MercrediMaladie-0
30/07JeudiTravaillé-1
Total facturé15

Trois bénéfices :

  • Le client voit immédiatement où sont les absences (transparence)
  • Le total facturé est cohérent avec le nombre de jours travaillés
  • En cas de question (« tu n’étais pas là le 29 ? »), la trace est dans le document

Cas particulier : multi-clients

Si tu travailles pour 2 ou 3 clients sur le même mois, comment ventiler tes absences ? Deux écoles :

Ventilation pure par client : tu envoies à chaque client un CRA séparé, avec uniquement les jours travaillés pour lui + les absences qui le concernaient (jours où tu aurais dû être avec ce client). Ça suppose une planification habituelle par client.

Mention globale : tu indiques tes absences dans tous les CRA avec une mention « jours d’absence répartis sur l’ensemble des missions ». Plus simple mais moins lisible.

La première approche est plus rigoureuse. Elle exige un outil qui peut ventiler les absences par client automatiquement — sinon tu vas faire des calculs manuels chaque mois.

La gestion des absences avec un outil dédié

Un modèle Excel basique gère mal les absences :

  • Tu ajoutes une ligne « Congé », tu mets quantité 0, le total est juste — mais ce n’est pas ventilé par client
  • Si tu as 3 clients, tu maintiens 3 fichiers, 3 totaux, 3 ventilations à recalculer à la main

Un outil dédié sépare clairement :

  • La saisie projet (productive, facturable, rattachée à un client + projet)
  • L’absence (non productive, non facturable, mais rattachée à un client pour la ventilation)

Avec Kraafty, tu saisis ton absence en 5 secondes (date + type Congé ou Maladie + client concerné). Le CRA mensuel du client affiche automatiquement une section dédiée aux absences, distincte des projets, avec son propre sous-total. Multi-clients sans calcul mental : chaque CRA généré montre les bonnes absences avec la bonne ventilation.

Anticiper ses absences dans ton TJM

L’erreur classique : calculer son TJM en supposant 220 jours facturables par an. La réalité freelance :

  • 365 jours - 104 week-ends - 11 fériés = 250 jours ouvrés
  • 250 - 25 congés - 5 maladie estimés - 10 admin/formation = 210 jours potentiels
  • Mais le taux d’occupation n’est jamais 100 % (inter-contrat, prospection) → 170 jours facturables réalistes pour un freelance qui tourne bien

Si ton TJM est calibré sur 210 jours alors que tu en factures 170, tu encaisses 20 % de moins que prévu. Multiplié par 5 ans de carrière, c’est l’équivalent d’une année de revenu perdu par mauvaise anticipation.

Détail complet de la méthode dans notre guide TJM freelance.

Les pièges classiques

Piège 1 : « Je suis freelance, je ne prends pas de vacances »

Discours qui sonne courageux la première année, qui devient toxique à partir de la deuxième. Pas de vacances = fatigue chronique → productivité en baisse → relations client tendues → burnout. Les freelances qui tiennent 5+ ans sont tous des freelances qui se reposent.

Piège 2 : facturer les jours fériés par défaut

Sauf clause contractuelle explicite, les jours fériés sont non facturables. Le client ne paie pas un jour où tu es chez toi. Si tu inclus le 14 juillet dans tes 18 jours facturés, le client te corrigera (au mieux) ou refusera ton CRA (au pire).

Cas particuliers : certaines missions en régie ESN prévoient une clause « jours fériés inclus dans le forfait mensuel ». À vérifier dans ton contrat à chaque mission.

Piège 3 : oublier la maladie dans le CRA

Tu prends 2 jours de maladie en juin. Tu fais ton CRA sur la base de « 20 jours travaillés en juin, comme d’habitude ». Le client voit 22 jours ouvrés dans le mois, te demande pourquoi il n’y en a que 20, tu te rappelles l’arrêt maladie. Maintenant tu dois renvoyer un CRA rectificatif.

Toujours mentionner les absences, même courtes. C’est plus honnête, plus pro, et ça évite les allers-retours.

Piège 4 : ne pas demander d’IJ en cas d’arrêt maladie

Beaucoup de freelances en TNS sautent cette démarche en se disant « ça vaut pas le coup ». Faux : même si les IJ TNS sont faibles (parfois 30 €/jour pour un autoentrepreneur récent), c’est ton dû et ça se cumule. En SASU ou portage, les IJ sont substantielles et il serait absurde de ne pas les demander.

Procédure : envoyer l’arrêt de travail à la sécu sous 48h, déclarer le revenu via le portail dédié, attendre le versement (1 à 3 mois).

Piège 5 : ne pas anticiper le congé maternité/paternité

Pour les freelances qui démarrent une grossesse :

  • TNS : indemnité maternité forfaitaire + IJ sous conditions de revenus. Démarches à faire en amont.
  • SASU : régime général, congé maternité classique 16 semaines minimum, indemnisé.
  • Portage : régime salarié complet, congé classique.

Anticipe 9 mois en amont pour planifier la trésorerie. Beaucoup de freelances découvrent les conditions au dernier moment et perdent des droits.

En conclusion

Les absences font partie intégrante du modèle freelance. Bien les gérer repose sur trois principes :

  1. Anticiper : les intégrer dans ton calcul de TJM dès le départ (jours facturables réels, pas théoriques)
  2. Déclarer proprement : prévenir le client en amont pour les congés, immédiatement pour la maladie, sans justification mais avec clarté
  3. Tracer dans le CRA : section visible et structurée, ventilation par client si multi-missions

Et fondamentalement : prendre tes vacances. Pas par confort, mais par survie professionnelle. Un freelance qui ne se repose pas est un freelance qui ne tient pas 5 ans.

Pour aller plus loin